Bokföring är en av de viktigaste delarna att ha koll på som företagare. Korrekt bokföring hjälper företag att hålla reda på sin ekonomi, följa lagar och regler samt fatta välgrundade beslut. Trots den stora betydelsen är det lätt att begå misstag när man ska hantera bokföringen.
För att undvika dyrbara misstag är det viktigt att känna igen vanliga fallgropar. Läs vidare för att ta del av fem vanliga misstag vid bokföring och tips på hur du kan undvika dessa. Genom att förebygga dessa misstag kan du säkerställa att din bokföring är korrekt, uppdaterad och följer lagar och regler.
1. Man bokför inte regelbundet
Ett av de största misstagen när det gäller bokföring är att inte göra det regelbundet. Många företagare väljer att skjuta upp bokföringen tills det passar bättre eller för att de helt enkelt inte orkar ta sig an den. Detta ledar dock oftast bara till stress och misstag längre fram.
Genom att regelbundet bokföra får du en kontinuerlig och korrekt överblick över företagets finanser. Det blir lättare att upptäcka fel och avvikelser i tid innan de hunnit växa sig stora. Regelbunden bokföring säkerställer också att du inte riskerar att missa viktiga datum.
Det bästa sättet att undvika detta är genom att sätta upp en rutin för bokföringen. Avsätt en dag varje vecka eller månad för att bokföra alla intäkter, kostnader och andra transaktioner. Ju oftare du bokför, desto mindre jobb blir det vid varje tillfälle.
2. Blandar ihop privata transaktioner med företagets ekonomi
Ett annat vanligt misstag är att blanda ihop privatekonomin med företagets, och detta är särskilt allvarligt om man har ett aktiebolag. Misstaget kan se ut på olika sätt, men det kan exempelvis handla om att man använder samma konto för de privata transaktionerna och de transaktioner som tillhör bolaget samt att man köper privata saker på bolaget. Detta är helt enkelt sådant man ska undvika.
När man blandar ihop privatekonomin med företagets finanser blir det dels betydligt mycket att hålla isär vad som tillhör vad, men det innebär också att man kan bryta mot de lagar och regler som finns kopplat till detta. Har du exempelvis ett aktiebolag är det inte tillåtet att ta ut pengar till dig som privatperson hursomhelst, utan där finns det olika bestämmelser man måste förhålla sig till.
Det är därmed A och O att hålla dem åtskilda för att underlätta vid bokföring och deklaration, men också för att man ska följa att lagar och regler. Vi rekommenderar starkt att du läser på mer om detta område om du känner dig osäker.
3. Brist på underlag och dokumentation
Ett vanligt förekommande misstag som många företagare har är att de har brister när det gäller att spara och organisera kvitton och andra finansiella dokument. Bristen på underlag och dokumentation är ett stort misstag som kan få allvarliga konsekvenser.
För att kunna bokföra korrekt och följa gällande regler krävs underlag i form av kvitton, affärsdokument, med mera. Dessa utgör bevis för dina intäkter, kostnader och andra affärshändelser. Utan en fullständig dokumentation blir det omöjligt att styrka siffrorna i din bokföring och risken för fel ökar markant.
Genom att digitalisera och organisera alla finansiella dokument på ett strukturerat sätt kan du undvika detta. Skaffa en digital molnlösning eller app där du skannar in och sparar kvitton, fakturor etc. direkt efter att du fått dem. Kom även ihåg att ta regelbundna backuper så att du har det sparat på flera ställen.
4. Ingen ordning och reda
Trots att det till viss del hänger ihop med tidigare punkter är bristen på ordning och struktur ett misstag som verkligen förtjänar att lyftas fram separat. För många företagare blir bokföringen en rörig och stressande uppgift på grund av dålig organisering.
Utan ett genomtänkt system för hur du bokför, arkiverar verifikat och sparar annan ekonomisk information blir det lätt kaos. Transaktioner och händelser blandas ihop och viktiga detaljer faller mellan stolarna. Det blir näst intill omöjligt att få en överblick över läget och bevaka att allt blir rätt bokfört.
För att undvika detta tar en del företagare till ”enkla” lösningar som att kasta allt i en påse eller så har de buntar av kvitton på skrivbordet. Dessa tillfälliga lösningar blir snart permanenta med dokumenthögar och lappar överallt. Ett sådant upplägg skapar bara merarbete och ökad risk för misstag.
Istället bör du redan från start sätta upp tydliga rutiner och system för hur olika finansiella dokument och transaktioner ska hanteras. Se till att ha rätt mappar, program eller molntjänster där allt sorteras in från början.
5. Använder dåliga bokföringsprogram
Äldre bokföringsprogram gör ofta bokföringen långsammare, krångligare och mer manuell än nödvändigt.
I takt med att tekniken utvecklas finns det idag en uppsjö av moderna bokföringsprogram att använda. Dessa är utformade för att automatisera och effektivisera hanteringen av alla typer av ekonomiska transaktioner. Genom smarta funktioner som automatiserade bokföringsflöden, integrerade bankkopplingar och avancerade rapporteringsmöjligheter blir arbetet betydligt mer automatiserat och smidigt.
Fördelen med att använda moderna bokföringsverktyg är inte bara att det går snabbare, utan också att det bidrar till en mer korrekt och komplett ekonomisk redovisning. Många program varnar för vanliga fel, dubbelräkningar och liknande misstag redan i bokföringsskedet.
